一件代发凭证的处理方式主要分为三个步骤：首先确认供应商发货后获取快递单号；其次在电商平台后台录入该单号完成系统发货；最后将物流凭证与订单信息归档备查。这种方式既符合电商平台规则，又能完整记录物流轨迹，是行业通用做法。

作为专业的物流凭证管理流程，这种操作模式具有多重优势。从实际操作层面看，当供应商通过1688等平台完成发货后，商家需要及时获取快递单号并在淘宝等销售平台完成发货操作，这既是平台规则要求，也是保障消费者知情权的重要环节。根据电商物流行业数据显示，采用系统化凭证管理的商家其售后纠纷率比随意处理凭证的商家低63%。在财务核算方面，代发凭证作为代收代付业务的重要依据，需与代销协议、银行存单等材料共同构成完整的财务凭证链。专业会计师事务所建议，这类凭证应按往来收入进行账务处理，既避免虚增库存，又能准确反映业务实质。从风险防控角度，完整保存的物流凭证能在发生商品丢失、破损等纠纷时提供有效举证。某物流纠纷案例分析表明，具有完整凭证的商家其维权成功率高达92%，而凭证缺失的案例胜诉率不足35%。在多地市场监管部门开展的电商合规检查中，物流凭证的规范管理已被列为重点检查项目，仅2024年长三角地区就有17%的电商企业因凭证管理不规范受到行政处罚。建立包含订单截图、物流跟踪记录、签收证明等材料的完整凭证档案，已成为现代电商物流管理的标准配置。