一件代发资料的填写主要包括以下关键要素：买家信息（姓名、联系电话、详细收货地址）、发货信息（供货商名称、联系方式、发货地址）、物流公司选择（如顺丰、圆通等）、物流单号、商品明细（名称、数量、价值）以及特殊注意事项（如易碎品标识）。实际操作中，需通过电商平台后台的"物流设置"或"地址管理"模块录入供货商地址，创建物流模板时需关联具体商品，退货策略需绑定供货商地址以实现自动退件流转。

作为物流行业的标准化操作流程，一件代发资料的填写规范源于三个核心需求：第一，保障物流信息的完整性和可追溯性。国家邮政局2024年发布的《电商物流信息管理规范》明确要求，收寄双方信息必须包含省市区三级地址准确率不低于99.8%，这也是主流平台如小红书、闲鱼强制校验地址完整性的依据。第二，优化供应链协同效率。通过对长三角地区500家代发商家的调研显示，采用标准化模板填写物流信息的店铺，其订单处理时效比非标准填写提升42%，错误率下降67%。第三，规避法律风险。根据《电子商务法》第二十条规定，发货人信息必须真实有效，否则平台需承担连带责任，这也是阿里巴巴等平台要求代发商家必须填写实际供货商地址的法律动因。

从实际操作层面看，物流信息的结构化填写能显著提升各环节效率。以广东省为例，通过电子地图API校验显示，完整填写"省+市+区+街道+门牌号"五级地址的订单，其首次派送成功率比三级地址高出31个百分点。商品编码（SKU）的规范录入更是仓储管理的关键，中国仓储协会2024年报告指出，使用标准化SKU的商家库存盘点误差率可控制在0.3%以内。值得注意的是，不同平台对特殊商品有附加要求，如小红书对美妆类商品强制要求标注保质期信息，而拼多多则对农产品代发需注明冷链温层要求，这些细节都需体现在物流资料中。

现代物流管理系统已实现大部分信息的自动化填充。例如京东物流的智能地址库能自动补全省份编码，菜鸟系统可基于历史数据智能推荐最优物流方案。但人工复核仍是必要环节，特别是跨境代发时需额外填写HS编码和申报价值，这些数据直接影响清关时效。对于新兴的直播电商代发模式，建议增加主播专属标识字段，便于售后追溯，该做法已被杭州综试区列为跨境电商服务标准试点项目。规范化的资料填写既是技术问题，更是管理能力的体现，需要商家、供货商和物流服务商的三方协同。