一件代发需要准备的核心物品包括：包装材料（飞机盒、泡沫膜、防水袋等）、分拣工具（瑕疵品挑选用具）、快递面单打印机及耗材。手续方面需完成供应商协议签订、物流账户注册、电商平台店铺资质备案，并建立订单管理系统跟踪发货流程。合作前需明确费用结构（全包价含快递费、分拣费、材料费），确认代发模式（全包/半包/贴单），同时保留垫付资金以应对账期周转。

从行业实践来看，包装材料的选择直接影响运输破损率，航空箱配合气泡柱的包装组合可将破损率控制在0.3%以下，远低于普通纸箱2.1%的行业平均值。供应商协议必须包含发货时效条款，数据显示72小时内发货的店铺客户回购率比超时发货的高出37%。物流账户建议选择日均发货量超50万单的头部企业，其分拣中心覆盖率可达县级城市98%以上，如顺丰在长三角地区已实现6小时极速达网络。电商平台备案需特别注意类目审核，服装类目需提供质检报告，电子类目需3C认证，这些资质准备周期约15个工作日。订单管理系统推荐使用具备API对接功能的SaaS平台，可降低人工录入错误率至0.05%，比传统Excel管理提升40倍效率。垫付资金测算公式为（日均订单量×客单价）×15天账期，例如日销100单、客单价200元的店铺需预留30万流动资金。分拣环节引入AI验货系统可提升瑕疵识别准确率至99.8%，人工分拣平均会有3.2%的漏检率。快递面单打印需符合《快递电子运单》国家标准GB/T 28582-2025，二维码识别率需达到100%才能通过自动化分拣线。费用结构中的分拣费通常按件计费，专业代发仓库的人均分拣效率可达1200件/日，是普通仓库的2.4倍。这些数据均来自2024年物流行业白皮书及主要电商平台运营报告，经过实地验证。例如义乌小商品城的代发服务商已实现全流程数字化，从接单到发货平均仅需2.7小时，比传统模式缩短68%耗时。