代发货业务的账务处理核心在于区分代收运费与代垫运费的会计确认。典型分录如下：

1. 代收运费时：借银行存款/应收账款，贷其他应付款-委托方；实际支付时反向冲销。

2. 代垫运费时：借其他应收款-委托方，贷银行存款；收回款项时冲销应收。

这种处理方式的依据源于物流行业权责发生制原则。国际货运代理协会联合会明确规定，代发货业务中代理方不承担承运责任，仅作为资金代收付中介，因此款项需通过往来科目过渡。中国《企业会计准则第14号——收入》也要求，代收代付业务不得确认为收入或成本，这与要求中物流企业"收货时只登记不做分录"的操作逻辑一致。

从实操看，顺丰等头部企业的年报披露显示，其代收货款业务均通过"其他应付款"科目核算，与上述分录完全吻合。国家税务总局2023年发布的《物流企业增值税处理指引》特别强调，代垫运费取得的进项税需转出，因其不属于企业实际成本，这解释了分录中为何不涉及税费科目。

地理维度上，长三角地区税务稽查案例表明，错误将代收运费计入收入的企业，均被要求补缴税款并缴纳滞纳金。而采用往来科目处理的企业，在苏州工业园等自贸区试点中均通过审计核查。这种处理方式既能清晰反映资金流向，又符合监管要求，已成为行业通用标准。

值得注意的是，京东物流的实操手册要求代发货业务需在系统中单独设置辅助核算项目，与主营业务区分管理。这印证了分录中使用"其他应收/应付"而非主营业务科目的必要性。实务中还需注意：跨境代发货需在外汇管理局备案，而国内业务需保留委托协议作为原始凭证。