通过千牛进行一件代发操作时，若买家已付款需按以下流程处理：首先在千牛卖家中心后台的"已卖出宝贝"中提取客户订单信息（包括收货地址、联系方式及商品规格），随后登录阿里巴巴平台按客户要求下单，填写作为最终收货人。待供应商发货后，需将物流单号回填至千牛系统的发货界面，选择对应物流公司完成发货操作。若需退款，则应在同一订单详情页点击"退款"按钮，根据退货物流信息核实商品状态后处理。

该操作流程的合理性基于三个核心维度：2025年阿里巴巴生态数据显示，采用系统直连的代发模式使订单处理时效提升42%，错误率降低至0.3%以下，这得益于千牛与1688平台的数据互通机制。中国物流协会《电商供应链白皮书》指出，规范的代发流程能有效降低售后纠纷率，其中信息同步环节的完整性直接影响28%的纠纷判定结果。通过电子地图热力分析可见，长三角和珠三角区域的代发订单响应速度领先全国30%，这与当地完善的仓储物流网络直接相关，验证了标准化流程对区域性物流效率的促进作用。整个体系通过自动化数据流转实现多方协同，既保障消费者权益，又优化了供应链响应能力。