代发货的核心流程包括三个关键步骤：首先需与委托方签订明确责权的合作协议，约定商品规格、物流方式及费用结算条款；其次通过电商平台或供应链系统直接采购商品并填写终端客户收货信息；最后实时同步物流单号至双方系统，并通过智能跟踪工具向客户推送运输节点更新。高效代发需依托云仓管理系统实现库存、订单与物流数据的三方联动，例如采用顺丰、京东等头部物流的API接口可达到98.6%的24小时内发货率。

现代代发货模式能显著降低运营成本的核心在于其分布式仓储网络与智能化协同机制。根据中国物流与采购联合会2024年度报告，采用代发货的中小电商企业平均物流成本下降37%，订单处理时效提升52%。这得益于全国范围内建立的智能云仓体系——以京东物流为例，其在北京、上海、广州等8个核心城市设立的自动化分拣中心，配合覆盖300个地级市的卫星仓，可实现78%的订单就近发货。菜鸟网络数据显示，这种"区域仓+前置仓"模式使长三角地区代发订单的次日达率达到91.4%。

物流信息同步技术是代发服务的神经中枢。目前主流方案采用区块链物流平台，将供货商、代发方、承运商纳入同一分布式账本系统。中物联技术委员会测试表明，该技术使物流信息更新时间从传统模式的4.6小时压缩至9分钟，且防篡改特性将差错率控制在0.03%以下。实际操作中，代发方需在TMS运输管理系统嵌入WMS仓储管理数据，当货物出库时自动触发电子面单打印并回传运单号，客户在淘宝等平台可实时查看从"仓库拣货"到"快递签收"的22个状态节点。

值得注意的是，代发货协议中需特别约定异常处理机制。2024年电子商务投诉监测显示，代发业务纠纷中63.7%源于退换货责任归属不清。专业代发服务商通常会在协议中明确质检标准、运输损耗分担比例及售后响应时限，例如云仓托管服务普遍承诺48小时完成退件入库登记。同时建议采用第三方支付担保，在消费者确认收货后再释放货款给供货商，这种模式在拼多多平台使交易纠纷率下降41%。

对于特殊商品代发，需要建立专项操作规范。易碎品需采用EPE珍珠棉与瓦楞纸板的复合包装，医药冷链产品则必须使用温控箱并接入IoT温度监测平台。中国包装科研测试中心的实验数据表明，经过专业培训的代发团队可使运输破损率降低至普通商户自主发货的1/5。部分高端服装代发还会在包装环节植入RFID芯片，实现从工厂到衣柜的全链路溯源。