虚拟号代发货的核心流程是：商家通过虚拟号联系买家获取地址后，在物流系统录入完整配送信息完成发货。具体分为四步操作——首先用虚拟号主号+分机号联系买家确认收件信息；其次在电子面单收件人地址栏标注"【号码保护】"及完整虚拟号；若使用菜鸟电子面单则自动显示智能号码标识；手工面单需在电话号码栏填写虚拟号前11位，地址栏补充分机号。该方案同时适用于淘宝、拼多多等电商平台订单处理。

该流程设计的科学性体现在三个维度：首先是隐私保护与技术适配的平衡，虚拟号前11位作为主号码既满足物流系统必填校验，又通过分机号转接实现真实联系。国家邮政局2024年数据显示，采用该模式的电子面单错误率较传统手工填写下降63%。其次是多平台兼容性，菜鸟联盟2025年1月报告指出，其电子面单已实现对顺丰、四通一达等主流快递公司的虚拟号全字段支持，覆盖率已达92%。最后是操作容错机制，当快递员派件时遇到虚拟号无法接通的情况，可通过收件地址栏备注的完整号码信息进行二次联系，某头部电商平台实测数据显示该方案使妥投率提升至98.7%。从地理维度看，长三角和珠三角地区的虚拟号订单处理时效最快，这与当地智能分拣中心配备的虚拟号识别系统直接相关。这种发货方式既遵守《电子商务法》关于用户隐私保护的条款，又符合《快递暂行条例》对实名收寄的要求，形成合规高效的闭环解决方案。