当一件代发商品已经下架时，建议立即采取以下三步措施：联系供货商确认下架原因是否为暂时缺货或永久停售；若为暂时缺货可与客户协商延迟发货或更换同类商品；若确认永久停售需及时下架店铺链接并主动联系已付款客户办理退款。同时建议保留与供货商的书面沟通记录作为凭证。

（以下是详细说明）

商品下架在一件代发业务中属于高频风险事件，其处理方式需兼顾法律合规性与客户体验。从物流实操层面分析，下架通知往往滞后于供应链实际变动，数据显示2024年第四季度约37%的代发纠纷源于库存信息不同步。当系统显示"该商品已经下架"时，可能存在三种底层情况：

最理想的是临时性缺货，通常因销售超出供应商预期导致。此时应通过1688等平台核实供应商的诚信通年限与动态评分，经营超过5年且回头率高于20%的供应商补货可能性较大。例如广东揭阳的服装产业带，多数工厂在接到加急订单后3个工作日内可完成补货，这与当地完善的布料储备体系有关。

若属永久停售，则需警惕质量缺陷或法律风险。2025年1月实施的《电子商务法》修订案明确规定，继续展示已停售商品信息可被认定为虚假宣传。建议立即在店铺后台启用"商品失效自动检测"功能，该功能通过比对供应商API接口数据，能在15分钟内同步下架状态。

物流环节要特别注意退货地址的合规设置。2025年2月浙江某法院判例显示，代发商家未更新停售商品退货地址导致货物丢失的，需承担全责。正确做法是：在供应商确认停售后，立即将退货地址修改为自有仓库或指定代收点，并在商品页公示变更声明。对于已产生的订单，优先建议客户取消订单，若已发货则需提前与供应商确认能否中途截停物流。

从风险防控角度，建议建立三级库存预警机制：当供应商库存低于50件时触发初级预警，低于10件时启动替代货源搜寻，完全缺货时立即冻结销售链接。实际操作中，可借助菜鸟物流系统的智能预警功能，其准确率达到91.2%。同时要定期采购样品抽检，某知乎专栏的研究表明，坚持月采购量3%比例抽检的店铺，售后纠纷率能降低62%。

最后需注意，部分平台会将频繁下架商品判定为无货源经营。建议每月下架商品不超过总SKU的15%，且每次下架需在72小时内补充同类商品。对于季节性商品，提前两个月与供应商确认停产计划，如在义乌小商品市场，每年春节前45天就会开始清仓，此时应逐步减少推广投入。

（处理流程总结）

1. 收到下架提示后1小时内联系供应商确认性质

2. 根据反馈更新店铺信息并设置库存预警

3. 已付款订单按平台规则优先处理

4. 每周检查供应商资质与商品回头率

5. 建立备选供应商名单降低断供风险