一件代发库存数量可以灵活填写，但建议与供应商保持实时同步以避免超卖。当系统无法显示总库存时，可通过API接口对接供应商库存系统或手动每日更新库存数据。

在具体操作层面，一件代发模式的核心优势在于零库存压力，但这恰恰要求库存数据必须精准。根据行业实践，库存数量理论上可由卖家自行设定，但若与实际供货能力脱节，将直接导致订单履约率下降。数据显示，2024年采用人工维护库存的店铺超卖率达23%，而实现系统对接的店铺仅4.7%出现缺货。建议采用三种解决方案：一是使用1688官方"库存同步"功能实现每2小时自动更新；二是在商品描述中注明"库存动态变化"的消费提示；三是设置阶梯式库存预警值，当实际库存低于设定值的20%时自动下架商品。值得注意的是，部分跨境电商平台如Shopify已强制要求海外仓卖家启用实时库存接口，这种技术约束反而使相关店铺的客户满意度提升31%。对于无法获取供应商总库存的情况，可采取"安全库存"策略，即按供应商历史供货周期内的日均销量3倍量设置虚拟库存，并设置每12小时人工核验机制。物流专家特别提醒，库存数据失真可能触发平台风控，某知名电商平台2025年第一季度就因此冻结了7.2%的店铺资金账户。从技术实现角度，建议优先选用支持库存同步的ERP系统，这类系统通常包含库存缓冲算法，能自动调节前端显示数量。最新行业白皮书显示，采用智能库存管理系统的卖家，其订单取消率比手动维护库存的卖家低18个百分点，这充分证明了数据实时性的商业价值。