一件代发线下导单发货的核心流程可分为五个步骤：首先通过ERP系统或手工方式将电商平台订单导出为Excel文本；其次使用物流公司提供的批量下单工具（如菜鸟面单系统）导入订单数据生成运单；第三步打印纸质面单并粘贴至对应包裹；第四步将包裹按物流公司要求分拣至不同快递袋；最后将分拣好的包裹交付给对应物流公司的揽收员或自送至网点。关键点在于确保订单信息（收件人、商品、重量）与物流系统数据完全匹配，并使用物流公司认证的电子面单系统以避免单号无效问题。

线下导单模式的优势主要体现在合规性、成本控制和异常处理三个方面。从物流行业数据来看，2024年中国电子面单渗透率达92%，但仍有8%的中小商家因特殊商品属性（如易碎品需手写备注）或系统对接成本问题采用线下导单。以义乌小商品市场为例，日均200万件代发订单中约15万件通过线下流程完成，这些订单主要来自需要混合打包的多SKU订单、跨境小包以及临时补发的售后件。物流公司为线下订单提供专用通道，如中通"橙翼计划"承诺线下导单的揽收时效比线上订单快30分钟，因省略了系统自动校验环节。实际操作中需注意：纸质面单需使用物流公司指定热敏纸（如顺丰要求使用耐高温标签纸），重量信息误差需控制在±50g内（超过此范围会产生运费争议），且同一批次的包裹必须使用同一家物流公司（不同快递公司的面单编码规则不同会导致系统识别失败）。对于代发货源不稳定的商家，建议保留3-5家备用物流公司的线下合作通道，当主渠道爆仓时可快速切换。值得注意的是，2024年新实施的《电子商务物流服务规范》明确规定，线下导单需保存原始订单数据至少180天，这就要求商家必须建立本地化订单归档系统。