当遇到“代发快递单号已经被使用”的提示时，说明该单号已被其他订单占用，需立即更换新单号或联系物流公司核查。这是因快递单号具有唯一性，同一单号不能重复用于不同包裹的物流追踪。若为一件代发模式，需联系供应商重新获取有效单号，并核对物流公司是否匹配。

该问题的核心在于快递单号的唯一性与系统防重复机制。每个快递单号对应快递公司内部独立的条形码编号体系，由12-15位数字组成不同组合规则（如顺丰以SF开头，EMS以EE开头）。中国快递业年业务量超1200亿件，单日峰值处理量达4.5亿件，庞大的业务量要求单号必须严格遵循“一单一号”原则。物流系统会实时检测单号状态，若检测到已有揽收记录（如某中通单号在官网查询显示“已从杭州发往上海”），则自动触发“已被使用”提示。对于代发商家，常见三种情况导致该问题：供应商误发重复单号、手动录入时输错单号（如将7865误填为7685）、或使用过期的测试单号。建议通过国家邮政局“快递业公共服务平台”核验单号有效性，或使用第三方物流查询接口（如快递100API）进行批量校验。若需紧急发货，可暂时勾选“无需单号”选项，但需在24小时内补录正确单号，否则可能触发平台虚假发货处罚。值得注意的是，部分跨境物流单号（如DHL的10位纯数字单号）与国内编码规则冲突，需特别注意物流公司选项的匹配性。