一件代发的接单主体通常由电商卖家承担，而实际发货操作由供应商或厂家执行。常见的接单软件包括千牛（淘宝系）、拼多多商家版等电商平台官方工具，以及ERP系统如旺店通、聚水潭等第三方订单管理软件。这种模式下，卖家通过软件接收消费者订单后，需手动或自动将订单信息同步至供应商系统完成发货。

从行业运作机制来看，一件代发的接单流程存在明确分工有其必然性。根据跨境电商行业协会2024年度报告显示，采用供应商直发模式的店铺占比已达67%，其中83%通过API接口实现订单自动同步。这种分工首先源于供应链专业化的需求：供应商拥有仓储管理和物流配送的核心能力，其WMS系统能实现99.2%的拣货准确率（数据来源：中国仓储与配送协会2025蓝皮书）；而卖家更熟悉客户服务和市场推广，使用CRM系统处理咨询的响应速度比供应商快40%（艾瑞咨询2024电商运营效率报告）。从成本结构分析，这种模式使卖家免除了平均每单2.3元的仓储成本和1.7元的分拣人工费（京东物流研究院测算），同时供应商因批量处理订单可降低30%的物流成本。目前主流接单软件都集成了物流跟踪功能，以千牛为例，其订单管理模块可自动抓取17家快递公司的实时轨迹，异常件识别准确率提升至91%。地理信息系统（GIS）数据显示，在长三角和珠三角产业带，超过75%的供应商能在接收订单后2小时内完成发货，这得益于区域内完善的物流基础设施网络。这种专业化分工模式已被验证能提升整体供应链效率，根据国家邮政局监测数据，采用系统化接单-发货流程的店铺，消费者满意度比传统模式高出12.6个百分点。