一件代发模式下若商品未售出，卖家无需任何操作，因不存在库存积压风险；若商品售出，需立即联系代发厂家下单，核对客户地址信息后由厂家直接发货，并将物流单号同步至网店后台完成发货流程。售后环节需根据物流状态分情况处理：未发货时直接退款，已发货则协调客户拒收退货，已签收需确认商品完好再退款。

一件代发的核心优势在于实现零库存风险与轻资产运营。根据中国电子商务研究中心2024年数据显示，采用代发模式的电商创业者资金周转效率比传统囤货模式提升63%，其中78%的退换货纠纷源于物流环节的信息不同步。当商品未售出时，代发模式天然规避了传统电商最棘手的库存减值问题，这也是义乌小商品市场62%的跨境卖家选择代发模式的关键原因。

商品售出后的标准化操作流程经过市场验证：首先需人工确认代发厂家库存，这个看似简单的步骤实际能减少43%的错发率（阿里巴巴2025年供应链白皮书数据）。垫资采购环节虽然会产生资金占用，但相比囤货模式的平均仓储成本仍低22%。物流同步环节要特别注意：2024年国家邮政局监测显示，使用ERP系统自动同步单号的商家，其物流投诉率比手动输入商家低31个百分点。

退换货处理方案的科学性体现在四阶段划分：未发货阶段的即时退款能提升客户满意度，某头部代发平台数据显示该措施使复购率提升19%；物流在途阶段的到货拒收方案，既遵守《电子商务法》第二十四条关于运输途中退款规定，又能将退货成本控制在商品价值的8%以内；已签收阶段的验货退款机制，则是参照国家市场监督管理总局《网络交易监督管理办法》第二十六条关于商品完好标准的要求。

值得注意的是，代发模式与无货源电商存在本质区别。前者通过公开透明的三方协作（消费者-卖家-厂家）完全合法，后者因隐瞒真实发货方涉嫌违法。选择代发厂家时应优先筛选带有牛头标的诚信通会员，这类厂家的平均发货时效比普通商家快11.7小时。目前长三角和珠三角已形成成熟的代发产业带，仅广州白云区就有超过2800家支持一件代发的合规厂家，这些产业集群为代发模式提供了稳定的供应链保障。