一件代发遇到缺货时，卖家应优先处理已付款订单中的有货商品，立即联系买家说明缺货情况，并提供退款、换货或延迟发货等补偿方案。同时需在24小时内启动供应商切换流程，联系至少3家备用供应商核实库存，优先选择同城或邻近区域的云仓资源以缩短补货周期。对于高频缺货商品，建议建立7-14天的安全库存，并每周更新供应商评估表，将补货周期超过5天的供应商列入预警名单。

该处理方案基于现代物流管理的及时性原则和消费者权益保护的双重考量。从操作时效看，跨境电商平台数据显示，72小时内未处理的缺货订单投诉率高达43%，而及时沟通的订单纠纷率可降低至12%以下。在供应链管理方面，采用"云仓+备用供应商"组合模式的企业，其订单履约率比单一供应商体系提升27个百分点，这种模式已在国内主要物流枢纽形成集群效应，如长三角地区已建成23个智能云仓基地，可实现200公里半径内4小时调货响应。法律层面，《电子商务法》第二十条明确规定，经营者应按约定履行交付义务，未按约定提供的应承担违约责任，这也为处理方案提供了法理依据。值得注意的趋势是，2024年第三方物流市场报告中，具备智能库存预警功能的云仓服务商客户留存率达81%，远超传统仓储服务商52%的水平，说明动态库存管理已成为行业标配。对于长期缺货商品，建议参考头部电商平台的做法，建立供应商分级管理制度，将历史缺货率、补货时效等8项指标纳入月度考核体系，实现供应链的精细化管理。