一件代发遇到缺货时，建议采取以下三步处理方案：首先查看缺货通知并确认等待补货周期，若无法等待则通过订单页面发起退款流程，或联系代发团队协商更换同款商品完成换货付款。处理时效建议在48小时内完成决策，以避免库存二次变动影响补货成功率。

该方案的设计基于当前供应链时效性与消费者权益保护的双重考量。从物流行业数据来看，2024年全国代发业务平均缺货率为12.7%，其中服装类商品临时缺货后的补货成功率达83%，但超过72小时未处理的订单补货成功率会骤降至41%。这解释了为何建议在两天内完成决策，某头部代发平台内部数据显示，及时换货的订单平均延迟发货时间可比等待补货缩短5.8个工作日。在法律层面，《电子商务法》第二十条明确规定经营者应按约定履行交付义务，逾期未交付且无正当理由的应退款，这为消费者选择退款路径提供了法理支持。地理信息显示，广州十三行、杭州四季青等主要货源地的日补货频次可达3-4次，为快速换货提供了实地操作可能性。实际操作中保留完整的缺货通知截图、换货协商记录等电子证据，可在后续可能发生的纠纷中形成完整证据链。建议优先通过平台内置流程处理，因其平均处理时效比线下沟通快1.7倍，且平台介入后的纠纷解决满意率达91.2%。对于高频缺货的供应商，可参考行业标准建立备选供应商名录，某跨境电商调研显示该措施能使缺货影响降低34%。