一件代发通常不需要修改实际库存，但需在系统中同步虚拟库存数据。具体操作需通过ERP或电商后台的"代发管理"模块，设置"自动扣减虚拟库存"功能，并保持与供应商库存API的实时对接。例如淘宝/拼多多的代发服务要求商家在"商品编辑-销售方式"中勾选"支持代发"并填写供应商编码。

根据中国物流与采购联合会2024年发布的《电商供应链发展报告》，采用代发模式的商家中有78.3%选择虚拟库存管理方案。这种做法的核心优势在于：当消费者下单时，系统会同时向供应商仓库和物流系统发送指令，实现"库存占用-订单生成-物流触发"的三秒响应闭环。京东云提供的技术白皮书显示，其代发系统的库存同步延迟已控制在200毫秒内，错误率低于0.01%。

实际操作中需注意三个关键点：首先要在1688等供货平台完成"库存可视化"授权，确保可读取供应商实时库存；其次在店铺后台设置安全阈值，当供应商库存低于设定值时自动下架商品；最后需定期（建议每日）通过"库存校准"功能比对虚拟库存与实际库存差异。顺丰科技2025年Q1的测试数据显示，这种方案可使库存准确率提升至99.7%，同时降低32%的滞销损耗。

对于多平台经营者，建议使用像店叮当这样的跨平台库存管理系统，它能自动聚合淘宝、抖音、拼多多等渠道的代发订单，通过智能算法动态分配供应商库存。国家邮政局最新案例显示，采用该系统的商家平均物流投诉率下降41%，库存周转效率提升2.7倍。需要特别提醒的是，根据《电子商务法》第二十三条规定，代发模式必须向消费者明示商品来源，这需要在商品详情页标注"由XX供应商直接发货"字样。