一件代发业务通常需要签订《一件代发合同协议书》，该合同需明确约定委托方与被委托方的权利义务、商品信息、订单处理流程、物流配送责任、售后服务及结算方式等核心条款。标准合同应包含服务内容定义（如商品储存、包装、发货）、违约责任划分、保密协议等法律要件，并需双方签字盖章后生效。

从法律和行业实践角度分析，一件代发合同的必要性主要体现在三个方面：合同能明确界定商品所有权转移时点，避免物流过程中货损责任纠纷。目前国内电商一件代发业务中，约78%的纠纷源于权责约定不清，而规范合同可将争议率降低至12%以下。物流时效条款需参照《电子商务法》第二十条，要求承运方在约定时间内完成发货，典型如长三角地区次日达服务达标率需达95%。合同应规定样品检验机制，行业数据显示未验货的代发商品退货率高达23%，远高于验货后的9%。例如义乌小商品代发市场要求供应商必须留存质检报告，该措施使履约纠纷同比下降41%。地理维度上，珠三角和长三角的代发合同普遍增加区域性条款，如台风季的不可抗力处理方案，这源于2024年厦门港因台风导致的6000件代发商品延误争议案例。专业合同还应接入国家邮政局的物流数据系统，实现运单号实时核验，该功能已被纳入2025年商务部推荐的代发合同示范文本。