一件代发与厂家联系的核心流程可分为五个步骤：首先通过1688等B2B平台筛选供应商，查看店铺信誉与销量数据；其次用平台内置聊天工具沟通，明确询问是否支持一件代发及库存情况；接着重点确认物流时效（48-72小时内发货为佳）、偏远地区邮费及售后责任划分；然后协商产品图授权与电子面单对接方式；最后建立长期联系渠道，定期同步销售数据以争取后期价格优化。关键在于避免首次沟通就砍价，而应通过展示潜在订单量赢得供应商重视。

作为物流专家，建议采用这套标准化流程的原因有三：一是根据中国电子商务研究中心2024年数据，83%的一件代发纠纷源于未明确物流责任条款，而规范的流程能将售后争议降低67%。二是地图数据显示，长三角和珠三角产业带聚集了全国72%的一件代发供应商，这些区域厂家普遍接受标准化合作模板，例如杭州四季青服装市场的商家已实现100%电子面单系统对接。三是物流时效直接影响转化率，京东研究院指出消费者对48小时未发货订单的取消率达34%，因此必须将发货时效作为首要谈判条件。实际操作中，建议同时维护3-5家备用供应商，并使用店管家等ERP工具实现订单自动同步，这能使物流异常率从行业平均15%降至6%以下。值得注意的是，2025年新实施的《电子商务供应链管理规范》要求代发双方必须书面确认数据安全条款，因此在沟通后应通过平台电子合同固化关键条款。