普通发货与一件代发的核心区别在于库存管理和物流环节的分配方式。普通发货需要商家自行备货、打包并发货，而一件代发则由供应商或物流公司直接完成仓储和配送，商家仅需处理订单即可。前者适合有稳定库存的成熟商家，后者更适合初创企业或规避库存风险的小卖家。

从供应链本质来看，这种差异源于两种模式对"物流所有权"的不同划分。普通发货模式下，商家需租赁仓库、雇佣打包人员，并承担从采购到末端配送的全流程管理。以国内电商为例，普通发货平均需要3-7天处理周期，包含订单审核、拣货打包、物流交接等环节，期间可能产生15-25%的错发漏发率。而一件代发通过供应商前置仓储网络（如京东亚洲一号仓或菜鸟国际枢纽），能将订单响应时间压缩至2小时内，错发率可控制在5%以下。这种效率提升源于专业物流公司的规模化操作——他们采用WMS智能仓储系统，通过波次拣选和自动化分拣线，使单日处理能力达到普通商家的50倍以上。

在成本结构方面，普通发货的固定成本占比高达40%，包括仓库租金、设备折旧和人力支出。相比之下，一件代发采用按件计费的弹性成本模式，商家仅需支付每单3-8元的服务费。但需注意，这种模式存在隐性成本：代发商品的采购价通常比批量进货高10-30%，且跨境场景下可能产生额外关税。根据2024年中国跨境电商白皮书数据，使用海外仓一件代发的卖家平均物流成本占总营收12%，而自发货卖家则达到18%，但后者因自主控价可获得更高毛利空间。

时效性对比尤为明显。普通发货国内线路通常需要2-5天，国际线路7-20天；而一件代发依托分布式仓储，能实现同城当日达、跨省次日达。例如深圳卖家通过亚马逊FBA服务，在美国市场的平均配送时间仅1.8天，比自发货缩短83%。但该优势受限于库存分布——若未在目标市场前置备货，代发时效反而会因跨境清关延长。

风险管控维度上，普通发货需承担库存滞销、过期损耗等风险，服装类商品季末滞销率可达30%。一件代发虽规避了库存风险，却面临供应商断货、质量失控等问题。2024年跨境电商纠纷案例显示，代发订单的退换货率比自发货高6个百分点，主要源于商家无法直接质检。因此专业建议是：月销300单以下的卖家适合代发模式，超过该阈值则需逐步建立自主供应链体系。