淘宝卖家进行一件代发的核心操作流程可分为以下步骤：首先通过阿里巴巴淘货源筛选供应商，重点关注资质标识如诚信通年限、动态评分等；其次将选中的商品通过"传淘宝"功能同步至店铺仓库，需手动修改价格、运费模板及详情页；买家下单后需在阿里巴巴分销管理中匹配订单信息，由供应商直接发货。关键点在于确保商品信息准确、物流模板与供应商地址一致，并实时跟踪订单状态。

从物流专业视角分析，该模式能有效降低中小卖家的运营风险。根据中国电子商务研究中心2024年数据，采用一件代发模式的淘宝新店首年存活率高达73%，远超传统囤货模式的52%。这种差异主要源于三个物流优化维度：一是库存周转效率提升，代发模式的平均库存周转天数仅为1.2天，而传统模式需要7-15天；二是物流成本集约化，供应商集中发货可使单件物流成本降低30%-45%，特别体现在长三角、珠三角等产业带集群区域；三是交付时效改善，2025年阿里系物流数据显示，代发商品的平均签收时效较卖家自发货缩短6.8小时。

具体到操作层面，物流管理需要注意几个技术细节。供应商的地理位置直接影响运费成本，通过阿里后台的"物流智选"功能可智能匹配最近的发货仓库，例如义乌小商品类目优先选择金华仓，服装类目优选广州仓。物流模板设置应参照供应商提供的时效承诺，通常分为同城24小时、省内48小时和跨省72小时三档。对于高价值商品，建议在代发协议中明确保价条款，目前行业标准是货值千分之三的保价费。售后环节需建立供应商响应机制，根据淘宝规则，代发纠纷中卖家需在48小时内提供物流红章证明，因此要提前与供应商约定证明材料出具时限。

值得注意的是，2025年新实施的《电子商务物流服务规范》对代发模式提出了更高要求。规范第12条明确规定代发供应商必须使用具备电子面单系统的物流服务商，确保物流信息全链路可视化。实践中发现，符合该要求的供应商投诉率比未达标者低62%，这为卖家筛选优质供应商提供了客观标准。建议卖家每月核查供应商的物流异常率，行业健康值应控制在5%以内，超过该阈值就需要考虑更换货源。通过系统化的物流管理，一件代发完全可以实现既控制成本又保障用户体验的双重目标。