一件代发的发货流程可分为五个关键步骤：首先通过淘宝卖家中心或千牛确认买家付款状态；其次联系1688等平台的供应商并传递订单信息；接着等待供应商备货并提供物流单号；然后将单号回填至淘宝发货页面；最后完成系统发货操作使买家可追踪物流。该模式最大特点是卖家无需接触实物库存，由供应商直接完成仓储与配送环节。

从供应链管理角度看，一件代发模式能有效降低中小卖家的运营风险。根据中国电子商务研究中心2024年度报告显示，采用代发模式的淘宝新店铺首年仓储成本可降低72%，订单履约时效平均缩短至2.4天。这种效率提升主要得益于三点：首先是供应商的分布式仓储网络，例如1688平台合作的区域性仓库已覆盖全国93%的县级行政区；其次是自动化订单系统的应用，超过80%的代发订单从下单到出库可在90分钟内完成；最后是物流路由优化，头部代发服务商通过与四通一达的深度合作，可实现同省订单次日达率达91.5%。

具体到操作层面，现代代发系统已形成标准化流程。以淘宝-1688生态为例，当买家在淘宝下单后，卖家后台会自动生成带加密标识的订单数据包，通过阿里云服务器即时同步至供应商系统。供应商端的智能分单系统会结合商品SKU属性、库存分布和收货地址，自动匹配最优发货仓库。这种数据联动机制使得从消费者付款到仓库打单的平均耗时从2019年的4.2小时压缩至2024年的47分钟。值得注意的是，代发模式对物流信息透明度要求极高，因此主流平台都强制要求供应商使用菜鸟电子面单系统，确保物流节点信息能实时回传至淘宝订单页面。

从行业发展趋势观察，一件代发正在向智能化方向发展。京东物流研究院2025年发布的《中国电商供应链白皮书》指出，已有37%的代发订单采用AI预调拨技术，通过大数据预测提前将热销商品部署至前置仓。这种创新模式使长三角、珠三角地区的代发订单可实现晨间下单当日达。不过该模式对供应商的库存管理系统要求较高，需要配备WMS仓储系统和TMS运输管理系统，这也是目前品牌代发与白牌代发在服务质量上产生分化的关键因素。未来随着物联网技术的普及，基于RFID芯片的全程溯源系统有望进一步提升代发模式的可靠性与透明度。