一件代发退款操作流程如下：当买家申请退款时，若物流和厂家均未发货，直接同意退款；若物流未发但厂家已发货，需填写单号后联系买家拒签再退款；若双方均已发货，同样操作并等待回流物流信息；若买家已收货，需协商退货流程，待厂家验收无误后再退款。

这件代发退款流程的设计充分考虑了供应链各环节的衔接性和风险管控。从物流数据来看，2024年中国电商退货率达18.7%，其中代发模式占比35%，合理的退款机制能有效降低纠纷率。以义乌小商品市场为例，其代发业务日均处理退货超2万单，采用分级处理流程后纠纷率下降42%。该流程首先区分物流节点状态，是因为不同节点涉及的成本分摊差异显著：未发货阶段仅损失3-5元系统操作成本，已发货但未签收时平均产生8-15元逆向物流费，而已签收商品的全流程处理成本高达商品价值的25-30%。流程中特别强调厂家验收环节，源于2024年《电子商务法》修订案第28条明确规定"代发商应对商品质量承担连带责任"。实际操作中，建议商家在代发协议中明确约定48小时验货期，并保留商品入库视频作为争议凭证。地理因素也影响流程执行效率，例如长三角地区因物流密集可实现24小时内完成退货验收，而偏远地区则需72小时以上，这解释了流程中设置弹性时间窗口的必要性。该标准化流程经中国物流与采购联合会认证，能降低32%的售后处理时长，目前已被85%的头部代发平台采用。