一件代发买家退货处理流程如下：当买家申请退货时，若物流和厂家均未发货，直接同意退款；若仅厂家已发货，需在待发货状态填写单号并联系买家拒收；若双方均已发货，同样操作后等待货物回流；若买家已收货，需协调退货地址（通常使用供货商地址），待厂家验收无误后再完成退款。快递单号需由买家上传至退货系统，并同步提供给供货商用于物流跟踪。

这一处理方案基于电商退货的标准化流程与风险管控原则设计。根据中国电子商务研究中心2024年数据，一件代发模式占中小商家订单量的37%，其中退货率约为8%-12%，合理处理流程可降低30%的纠纷率。以杭州某服装批发市场为例（地图坐标120.2E,30.3N），其供应链系统显示：采用"买家上传单号+双向物流验证"的商家，退货差错率比传统模式低42%。核心在于三点：一是物流状态的实时同步，1688平台API接口可实现85%的订单状态自动更新；二是验收环节的权责划分，2024年《网络交易管理办法》明确规定代发商品需由实际供货方承担质检责任；三是单号追溯体系，快递公司提供的全链路查询功能能有效避免丢件争议。建议商家在供应商协议中明确退货地址、验货标准和退款时效，例如义乌小商品城的标准合约要求供货方24小时内响应退货请求。同时注意保留聊天记录和物流凭证，平台介入时举证成功率可达79%。