一件代发需要的手续主要包括：与供应商或物流公司签订合作协议、提供商品信息和库存、确认订单处理流程、明确包装和分拣要求。费用通常包括快递费、分拣费、打包材料费，具体价格根据模式（全包、半包、贴单）和商品重量、体积而定。

一件代发的手续和费用之所以如此设计，是因为这种模式的核心目标是降低商家的运营成本和库存压力。根据业内数据，一件代发可以帮助中小商家节省约30%的物流成本，同时减少仓储管理的复杂性。例如，全包模式（包含快递费、分拣费和包装费）适合没有仓储能力的小型电商，而贴单模式则适合已有打包能力但需要物流支持的商家。费用结构通常按件计费，基础快递费根据运输距离和快递公司标准浮动，而分拣和包装费用则取决于商品的特殊要求，如易碎品需要泡沫膜、防水袋等额外保护。

从实际操作来看，商家首先需要与代发服务商明确合作细节，包括商品入库标准、订单同步方式以及售后责任划分。例如，部分物流公司要求商家提前将商品批量运送至指定仓库，而有些则支持直接由供应商发货，仅提供面单打印和物流跟踪服务。费用方面，代发服务商通常提供阶梯报价，单量越大，单价越低。例如，日均100单以上的商家可享受快递费折扣，而特殊包装需求（如定制飞机盒）可能额外收费。

不同地区的物流成本也存在差异。例如，长三角和珠三角地区的快递费普遍低于中西部地区，因为前者物流网络更密集，运输效率更高。国际一件代发涉及关税和跨境物流费，需额外计算。一件代发的手续和费用设计旨在平衡效率与成本，帮助商家轻资产运营，快速响应市场需求。